Ma trận EINSENHOWER là phương pháp phân loại mức độ quan trọng và ưu tiên của công việc. Bạn đã biết cách ứng dụng ma trận này để quản lý thời gian một cách hiệu quả chưa? Hãy cùng Metajobs tìm hiểu kỹ thêm nhé!

Ma trận Einsenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là ma trận quản lý thời gian được đặt tên theo tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng tổ chức toàn diện. Theo Eisenhower, danh sách công việc cần được chia làm 4 nhóm theo thứ tự ưu tiên, giúp chúng ta quản lý thời gian và hoàn thành các công việc trong ngày dễ dàng. Phương pháp này ngày nay càng trở nên phổ biến và được áp dụng nhiều vào cuộc sống hằng ngày. 

Cách ứng dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian

Bước 1: Liệt kê danh sách công việc

Gạch đầu dòng liệt kê tất cả các hạng mục công việc cần thực hiện trong hôm nay hay thời gian sắp tới, kể cả các công việc không tốn nhiều thời gian và không quan trọng. Hãy tự hỏi bản thân để xác định tầm quan trọng và cấp bách của từng nhiệm vụ:

  • Thời hạn của công việc này là khi nào? Nếu vẫn còn một khoảng thời gian mới tới dealine, thì nó là nhiệm vụ quan trọng
  • Thời hạn của công việc này có sát không? Nếu có, đó là nhiệm vụ khẩn cấp
  • Công việc này có phải là nền tảng để bắt đầu những công việc khác không? Nếu có, đó là nhiệm vụ quan trọng
  • Tôi có thể nhờ vả/ ủy nhiệm cho người khác làm thay không? Nếu có, nó là nhiệm vụ không quan trọng

Bước 2: Phân loại danh sách công việc

Sau khi đã liệt kê các hạng mục công việc, chúng ta cần phân loại chúng vào 4 nhóm ưu tiên

1.Khẩn cấp và quan trọng

Trong ma trận Einsenhower, đây là nhóm công việc cần phải làm ngay đầu tiên và chiếm khoảng 15-30% thời gian để hoàn thành. Nhóm công việc này thường bao gồm

  • Các công việc tồn động do thói quen trì hoãn: soạn nội dung báo cáo, thuyết trình, gọi điện thoại cho khách hàng, giải quyết các email khách hàng,…
  • Các công việc biết trước thời điểm xảy ra: hạn nộp báo cáo, sinh nhật người thân, cuộc hẹn với đối tác, …
  • Các công việc không đoán trước được thời điểm xảy ra, khủng hoảng bất ngờ: cuộc họp đốt xuất, email dự án quan trọng, người thân bị bệnh, hư xe, báo cáo cần gấp,…

Những hạng mục công việc này thường có hậu quả và ảnh hưởng rõ ràng nếu chúng không được hoàn thành trước, thường khiến chúng ta dễ dàng rơi vào cẳng thẳng nếu để lâu.

2. Quang trọng và không khẩn cấp

Nhóm này chiếm 60-70% khoảng thời gian công việc. Nhóm này cần có thời gian và sự đầu tư để hoàn thành, vì vậy khá dễ dàng bị trì hoãn nếu chúng ta không có kế hoạch hoàn thành cụ thể và sự ưu tiên tập trung cho chúng. Nếu có một công việc khẩn cấp và quan trọng (ưu tiên 1) xuất hiện đột xuất, hãy ưu tiên hoàn thành chúng, sau đó quay trở lại giải quyết những hạng mục ở mức ưu tiên này chứ không để sang ngày hôm sau mới làm. 

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đặc trưng của các nội dung công việc này là chúng cần được hoàn thành ngay lập tức nhưng lại không có nhiều tác động tới mục tiêu của bạn, như tin nhắn bạn bè trong giờ làm việc, đồng nghiệp nhờ vả, phản hồi email, việc nhỏ phát sinh… Một gợi ý để giải quyết công việc này là bàn giao hoặc ủy quyền cho người khác, đồng thời học cách nói “không” để dành thời gian cho các công việc quan trọng khác. 

Xem thêm: 4 Kỹ năng Networking hiệu quả

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp Phần 1

Xem thêm: Comfort Zone – Khi nào bạn cần nhảy khỏi vùng an toàn

4. Không khẩn cấp và không quan trọng

Lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, tám chuyện… là những ví dụ tiêu biểu cho các công việc không mang lại lợi ích cho bạn nhưng chiếm rất nhiều thời gian cá nhân. Hãy tự hỏi bản thân sẽ học tập hay nhận được lợi ích gì từ chúng? Nếu câu trả lời là không, hoặc rất ít, hãy nhanh chóng xóa chúng khỏi danh sách cần làm để có thể tiết kiệm thời gian của bạn cho những hạng mục ý nghĩa hơn. 

Bước 3: Tiến hành làm theo thứ tự ưu tiên các nhóm

Ngay khi đã phân loại các công việc theo 4 nhóm ưu tiên, hãy bắt đầu xử lý những hạng mục theo thứ tự đó. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý sau:

  • Hãy luôn tự hỏi điều gì cần được hoàn thành đầu tiên. Đồng thời, đừng quên tối ưu hóa các hạng mục bằng các loại bỏ những công việc không cần thiết. 
  • Mỗi nhóm ưu tiên chỉ nên có tối đa 8 công việc. Hãy hoàn thành công việc đã liệt kê trước khi thêm một nhiệm vụ mới. 
  • Ma trận Einsenhower nên được lập vào buổi sáng trước khi bắt đầu việc làm hoặc buổi tối trước hôm đó
  • Định hướng rõ mục đích: sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn không xác định được mục đích sử dụng ma trận. Bạn cần hiểu rõ đâu là thứ quan trọng đối với bạn để có thể đưa ra sự ưu tiên, và bỏ đi những thứ làm ảnh hướng tới mục tiêu của bản thân

Đừng quên follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!