Không phải lúc nào nhận được thư offer bạn cũng muốn nhận lời. Sẽ có rất nhiều yếu tố tác động đến quyết định của bạn như mức lương, môi trường, văn hóa doanh nghiệp, tìm được công việc khác ưng ý hơn,…Tuy nhiên, dù với bất kỳ lý do nào, bạn cũng không nên ngó lơ mà hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách viết một email từ chối nhận offer rõ ràng và lịch sự. 

1/ Thể hiện sự khéo léo và tinh tế của mình

Từ chối lời mời làm việc là một quyết định khá khó khăn. Nếu bạn cảm thấy tồi tệ khi đưa ra quyết định này, hãy nghĩ rằng: Cũng giống như cách nhà tuyển dụng từ chối ứng viên, người tìm việc cũng có quyền từ chối lời mời làm việc không phù hợp với mình.

Điều bạn cần làm là thực hiện việc từ chối một cách tôn trọng và chuyên nghiệp. Thể hiện sự khéo léo và tinh tế qua email để không làm tổn hại đến bất kỳ mối quan hệ công việc với những doanh nghiệp, tổ chức. 

2/ Đưa ra lời từ chối nhanh nhất có thể

Trước hết, bạn cần nhanh chóng thông báo cho nhà tuyển dụng ngay khi bạn quyết định từ chối lời mời offer từ họ. Việc thông báo quyết định của bạn quá muộn sẽ gây ra nhiều sự bất tiện. Đưa ra lời từ chối nhanh nhất có thể giúp bộ phận tuyển dụng có thể kịp thời chọn được các ứng viên tiềm năng khác.

Ngoài ra, điều này cũng sẽ giúp ích trong việc duy trì mối quan hệ tốt nếu bạn thực sự thích công ty này và có ý định làm việc ở đó trong tương lai.

3/ Trình bày lý do chính đáng 

Lý do là phần không thể thiếu để giải thích cho lời từ chối nhận việc. Tuy nhiên, nếu lý do liên quan đến cơ hội khác hay các yếu tố khác không liên quan đến nhà tuyển dụng thì bạn không cần trình bày quá chi tiết vì sẽ dễ gây ra sự hiểu lầm và tổn thương cho nhà tuyển dụng.

Còn nếu lý do liên quan đến các yêu cầu hay chính sách của công ty như lương, thưởng, đãi ngộ…thì bạn có thể đề cập đến một cách rõ ràng hơn. Tuy nhiên, hãy luôn trình bày các lý do một cách nhẹ nhàng và ít tổn thương nhất.

4/ Bày tỏ sự biết ơn

Dù từ chối lời mời nhận việc vì nhiều nguyên nhân khác nhau, ứng viên vẫn nên thể hiện sự biết ơn khi viết email từ chối offer. Bởi nhà tuyển dụng cũng phải tốn thời gian tìm kiếm và phỏng vấn cùng bạn nên hãy cảm ơn họ trong thông báo từ chối offer của mình với các mẫu câu như:  

  • “Thank you very much for offering me the opportunity to work at [Tên công ty] as [Vị trí công việc].”
  • “Thank you for your generous offer and the opportunity to work at [Tên công ty] as [Vị trí công việc].”

5/ Nội dung email

Tiêu đề email

Trước tiên, ứng viên phải chú ý đến tiêu đề email. Ứng viên không nên viết rõ “thư từ chối offer” hay “thư từ chối nhận việc”, cách viết này không thể hiện sự khéo léo, tinh tế. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần đặt tiêu đề theo cú pháp sau: Họ tên ứng viên + Vị trí công việc.

Nội dung email

Trong phần nội dung email nên trình bày đầy đủ những nội dung sau:

  • Lời chào: Mở đầu thư không thể thiếu lời chào. Nếu biết tên nhà tuyển dụng, bạn có thể sử dụng “Dear Mr/Mrs/Ms + Tên người tuyển dụng + Chức vụ + Tên Công ty”. Trong trường hợp không biết rõ tên, hãy đưa ra lời chào theo công thức “Dear + Tên công ty” hoặc “Dear + Sir/Madam”.
  • Giới thiệu bản thân: Trình bày ngắn gọn để bộ phận tuyển dụng xác định được người gửi, tránh nhầm lẫn với các ứng viên khác.
  • Lời cảm ơn
  • Lời từ chối offer (lý do)
  • Lời kết: Ứng viên nên thể hiện tiếc nuối vì chưa có cơ hội hợp tác cùng công ty và gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng lần nữa. Đặc biệt, không quên bày tỏ hy vọng hợp tác trong tương lai và để lại thông tin liên hệ. 

6/ Mẫu thư từ chối offer

Dear Mr/Mrs/Ms [Tên người tuyển dụng] [Chức vụ] [Tên Công ty],

My name is [Họ và tên của bạn], I just received a job offer for the position of [Vị trí công việc] on [Ngày nhận email offer]. First of all, I would like to thank you for your generous offer and the opportunity to work at [Tên công ty] as [Vị trí công việc].

However, I feel that this job is not really suitable for my future career direction after careful consideration. Therefore, I decided to decline this job offer. Hope you understand and sympathize!

Once again, I would like to thank the employer and apologize for this decision. Hope your company soon finds a potential candidate for the position of [Vị trí công việc].

Hope we will have the opportunity to cooperate and develop together in the future!

Best regards,

[Họ và tên của bạn]

Xem thêm: Mô hình Kanban – Tối ưu hóa quy trình quản lý công việc

Xem thêm: Mono-tasking: Phương pháp làm việc đối lập với Multi-tasking

Xem thêm: Hustle Culture – Văn hóa hối hả khó lường của giới trẻ

Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!