Bạn có thường cảm thấy đôi lúc không có gì để làm, thời gian trôi qua thật vô nghĩa nhưng nhiều khi lại quá nhiều việc, chỉ mong một ngày 48 giờ để chạy kịp deadline? Kỹ năng quản lý thời gian chính là giải pháp cho vấn đề này. Sử dụng thời gian hợp lý sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả và hạn chế áp lực.

I/ Quản lý thời gian là gì?  

Quản lý thời gian là kỹ năng lên kế hoạch, tổ chức và sắp xếp thời gian cho từng công việc cụ thể, chi tiết từng việc phải làm cho đến khi hoàn thành tất cả theo khung thời gian đã được phân bố hợp lý. Vì một ngày có 24 giờ, bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để có thể sử dụng quỹ thời gian hiệu quả nhất mà không để xảy ra tình trạng khi thì thời gian chết khi thì dồn quá nhiều việc cùng lúc. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được thể hiện qua kết quả công việc, tinh thần trong quá trình hoàn thành kế hoạch mà không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm. 

Kỹ năng quản lý thời gian còn được xem là một tổ hợp các kỹ năng năng quan trọng vì để quản lý thời gian tốt bạn sẽ cần có: 

  • Kỹ năng tổ chức
  • Kỹ năng lập mục tiêu
  • Kỹ năng quản trị
  • Kỹ năng lập kế hoạch
  • Kỹ năng kiểm soát áp lực, căng thẳng

II/ 5 tips rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

1/ Lên danh sách những việc cần làm và chia nhỏ công việc

Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và lập danh sách. Danh sách giúp bạn xác định đường đi, mục tiêu để bạn biết mình sẽ phải làm gì. Nhưng thay vì đề ra một nhiệm vụ lớn, bạn có thể thấy áp lực và khó hoàn thành tốt mà hãy chia nhỏ công việc và sắp xếp thành một quy trình gồm nhiều bước với các mốc deadline tương ứng sau đó hoàn thành từng việc một. Khi bạn hoàn thành từng phần nhỏ công việc, bạn sẽ không còn cảm thấy khó khăn như lúc đầu.

2/ Xác định mức tính cấp bách và mức độ khó khăn của từng mục tiêu 

Sau khi đã lập xong danh sách những việc cần làm, hãy cân nhắc và xác định tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại nhằm sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp việc quản lý thời gian hiệu quả và hợp lý hơn. Việc ưu tiên thời gian hoàn thành những việc quan trọng trước thì những mục tiêu sau sẽ được thực hiện một cách thoải mái và vui vẻ.

3/ Học cách nói “Không”

“Không” ở đây muốn nói đến cách bạn dứt khoát từ chối. Từ chối những không việc mình thực sự không muốn làm và không nằm trong trách nhiệm của bản thân. Vì ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc chỉ khiến bạn lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng và không còn sức hay động lực để hoàn thành những mục tiêu cá nhân. Từ chối những lời rủ rê, những cuộc hẹn mà bạn cho là vô bổ, không có ích cho sức khỏe tinh thần của mình. Hãy trân trọng quỹ thời gian của bản thân, đừng lãng phí nó vào những việc không mang lại giá trị và thậm chí còn mang lại ảnh hưởng xấu.

4/ Xây dựng tính ngăn nắp

Sự bừa bộn có khả năng làm giảm sự tập trung của bạn. Vì thế, việc tổ chức mọi thứ theo quy củ, gọn gàng cũng là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian vì bạn sẽ biết chính xác thứ mình cần ở đâu. Hãy sắp xếp ngăn nắp mọi thứ xung quanh bạn như bàn làm việc, phân loại các danh mục trên máy tính, các hồ sơ, giấy tờ liên quan vào từng tệp riêng,…Tuy nhiên, theo nghiên cứu, vẫn có một số người cảm thấy thoải mái và tập trung cao độ khi xung quanh họ lộn xộn. Thế nên, hãy trải nghiệm làm việc ở cả hai điều kiện để tìm ra sự lựa chọn phù hợp nhất. 

5/ Xác định nhịp sinh hoạt và khung giờ vàng của bản thân

Mỗi người sẽ có giờ sinh học cơ thể khác nhau, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều. Hiểu rõ nhịp sinh hoạt của bản thân giúp bạn sắp xếp giờ làm việc và thời gian nghỉ ngơi hợp lý để đem lại kết quả tốt nhất. Ngoài ra, mỗi người cũng có “khung giờ vàng” riêng, là khoảng thời gian mà chúng ta làm việc hiệu quả và tập trung cao độ nhất trong ngày. Xác định được “khung giờ vàng” và ưu tiên thực hiện những công việc quan trọng vào lúc này để được giải quyết hiệu quả nhất có thể. 

Khi đã thành thạo kỹ năng quản lý thời gian thì bạn đã sở hữu hành trang vô cùng hữu ích để tiến bước tới thành công. Hãy rèn luyện và tạo nó thành thói quen trong cuộc sống hàng ngày.

Xem thêm: Cách viết CV dành cho IT Fresher

Xem thêm: Kỹ năng tìm việc thời 4.0

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp Phần 1Đừng quên, Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!