Gmail là dịch vụ thư điện tử phổ biến với rất nhiều người, tuy nhiên không phải ai cũng biết đến những thủ thuật đơn giản và hữu ích của nó. Hãy ghi nhớ 5 mẹo sau để tiết kiệm thời gian và sử dụng Gmail một cách hiệu quả.
1/ Hẹn giờ gửi email tự động
Tính năng hẹn giờ gửi email sẽ tự động gửi email đã được soạn sẵn vào đúng thời gian bạn cài đặt, bạn không cần phải đợi đến chính xác thời gian đó để nhấn nút gửi. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và bạn sẽ không phải lo lắng trường hợp quên gửi email quan trọng.
• Để hẹn giờ gửi email, sau khi soạn thư như bình thường thay vì chọn nút Gửi (Send) thì bạn bấm vào dấu mũi tên nhỏ kế bên.
• Sau đó chọn Gửi theo lịch biểu (Schedule send) và tùy chỉnh thời gian, ngày giờ theo kế hoạch của bạn.
2/ Thu hồi email đã gửi
Không có gì hối hận hơn khi vừa bấm gửi một email thì phát hiện lỗi sai chính tả hoặc thiếu, thừa nội dung nào đó. Hoàn tác lệnh gửi sẽ giúp bạn tránh được tình huống trên nhưng bạn cần phải thiết lập trước tính năng này.
• Bấm vào biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) > Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).
• Tìm đến dòng Hủy gửi (Undo send), bạn được phép lựa chọn thời gian hủy gửi (Send cancellation period) là 5, 10, 20, hoặc 30 giây. 30 giây là thời gian nhiều nhất để bạn có thể quyết định hoàn tác. Cuối cùng, hãy nhớ kéo đến cuối trang và chọn Lưu thay đổi (Save changes).
Sau thiết lập, khi bạn vừa gửi một email, ở góc dưới bên trái sẽ xuất hiện Đã gửi tin nhắn (Message sent) cùng với 2 lựa chọn Hủy (Undo) và Xem thư (View Message). Nếu muốn hoàn tác lệnh gửi thì bấm chọn Hủy (Undo).
3/ Sử dụng Gmail khi không kết nối mạng
Đôi lúc sẽ xảy ra các tình huống khẩn cấp cần sử dụng Gmail trong lúc không có kết nối mạng. Hãy bình tĩnh vì bạn vẫn có thể truy cập Gmail trong trường hợp này. Tuy nhiên, lưu ý rằng để bật được tính năng này trên điện thoại, bạn cần phải truy cập Gmail bằng Google Chrome và xem ở chế độ trang web máy tính.
• Bấm vào biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) > Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).
• Chọn nhãn Ngoại tuyến (Offline), sau đó nhấp vào hộp kiểm để Bật thư ngoại tuyến (Enable Offline mail) và bạn có thể lựa chọn thời gian Lưu trữ email (Store email) từ 7, 30 đến 90 ngày.
• Kéo đến cuối trang và chọn Lưu thay đổi (Save changes).
4/ Tạo một email mẫu
Việc soạn thảo nhiều email có nội dung tương tự cho các đối tác mất rất nhiều thời gian. Để tiết kiệm khối thời gian đó, bạn có thể tạo các mẫu Gmail với nội dung tạo sẵn. Sau đó, mỗi lần gửi mail bạn chỉ cần nhập địa chỉ email của người nhận hoặc thay đổi vài chi tiết cần thiết mà không cần soạn lại tất cả nội dung email đó.
• Bấm vào biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) > Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).
• Chọn nhãn Nâng cao (Advanced), sau đó tìm mục Mẫu (Templates) và bấm nút Bật (Enable).
Sau thao tác này, bạn có thể tạo tối đa 50 mẫu email theo mục đích khác nhau. • Bấm vào Soạn thư (Compose), sau đó nhập nội dung email bạn muốn tạo mẫu. Tiếp theo nhấp vào dấu ba chấm ở góc dưới cùng bên phải, sau đó chọn mục Mẫu (Templates) và bấm Lưu thư nháp dưới dạng mẫu (Save draft as template).
5/ Tạo và quản lý nhãn
Nếu bạn thuộc tuýp người siêu gọn gàng thì tính năng sử dụng nhãn để sắp xếp các loại email sẽ vô cùng hữu ích. Sau khi tạo nhãn, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm email mình muốn theo tên nhãn mà bạn đã phân loại. Bạn cũng có thể gán nhiều nhãn cho một email.
Để gán nhãn một email bất kỳ:
• Mở email muốn gán nhãn, sau đó nhấp vào biểu tượng Nhãn (Label).
• Chọn một nhãn có sẵn nếu bạn đã tạo trước đó hoặc tạo một nhãn mới bằng cách nhập tên.
Để tạo một nhãn mới:
• Bấm vào biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) > Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).
• Chọn Nhãn (Labels), ở đây bạn có thể chọn hiển thị, ẩn, xóa hay thêm nhãn nào đó.
Khi hiểu nhiều cách thức làm việc, bạn sẽ biết cách sử dụng Gmail như thế nào để phục vụ mọi nhu cầu, mục đích của mình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất.
Xem thêm: DevOps Engineer và những kỹ năng cần thiết
Xem thêm: Fullstack developer là gì? Cơ hội nghề nghiệp và thử thách
Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!
