Quy trình offboarding đóng vai trò quan trọng không kém gì quá trình tuyển dụng hay onboarding. Một quy trình offboarding chuyên nghiệp giúp đảm bảo sự chuyển tiếp suôn sẻ và bảo vệ lợi ích của cả hai bên.
I/ Offboarding là gì?
Offboarding là quy trình chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên một cách có hệ thống và chuyên nghiệp. Nó bao gồm tất cả các bước từ thông báo, hoàn tất các thủ tục hành chính, đến việc hỗ trợ chuyển giao công việc và thực hiện phỏng vấn nghỉ việc.
Một quy trình offboarding được thực hiện tốt không chỉ đảm bảo sự chuyển tiếp suôn sẻ mà còn giúp bảo vệ tài sản công ty, bao gồm thông tin và thiết bị. Đồng thời, nó duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên rời đi, giúp họ có ấn tượng tốt và có thể giúp quảng bá về doanh nghiệp trong tương lai. Offboarding hiệu quả còn góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý và bảo mật thông tin, nâng cao uy tín và văn hóa doanh nghiệp.
II/ Các bước cơ bản trong quy trình Offboarding
1. Thông báo chấm dứt hợp đồng
Quy trình offboarding bắt đầu bằng việc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động. Điều này cần được thực hiện với sự tôn trọng và rõ ràng. Một buổi gặp mặt trực tiếp là cách tốt nhất để thông báo, cho phép cả hai bên trao đổi thẳng thắn về lý do chấm dứt. Trong trường hợp không thể gặp mặt, một bức thư chính thức cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Ngoài việc giải thích lý do, doanh nghiệp cũng cần cung cấp thông tin chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ còn lại của nhân viên, chẳng hạn như ngày làm việc cuối cùng, các khoản thanh toán, và thủ tục bàn giao.
2. Thực hiện buổi review kết thúc
Phỏng vấn nghỉ việc là cơ hội để doanh nghiệp học hỏi từ trải nghiệm của nhân viên rời đi. Thay vì chỉ tập trung vào lý do họ rời công ty, buổi phỏng vấn nên bao gồm các câu hỏi liên quan đến những điều nhân viên đánh giá cao, những khía cạnh họ cảm thấy chưa hài lòng, và các gợi ý để cải thiện.
Những câu hỏi có thể bao gồm:
- “Lý do chính khiến bạn quyết định rời công ty là gì?”
- “Bạn có đề xuất gì để cải thiện môi trường làm việc tại đây?”
- “Bạn đánh giá như thế nào về phong cách lãnh đạo hoặc chính sách phúc lợi hiện tại?”
Việc ghi nhận phản hồi một cách chân thành và nghiêm túc không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên.
3. Hoàn tất các thủ tục hành chính
Việc thu hồi tài sản và quyền truy cập là một phần quan trọng để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Các tài sản như máy tính, điện thoại, hoặc thẻ ra vào cần được thu hồi ngay sau khi thông báo nghỉ việc. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng quyền truy cập vào hệ thống công ty, bao gồm email và các tài khoản nội bộ, được hủy bỏ hoặc chuyển giao một cách an toàn.
Việc hoàn tất các thủ tục hành chính không chỉ đảm bảo an toàn cho thông tin của doanh nghiệp mà còn giúp nhân viên rời đi cảm thấy rằng mọi thứ được xử lý một cách chuyên nghiệp và công bằng.
4. Thanh toán các khoản liên quan
Công ty cần thanh toán đầy đủ lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác mà nhân viên được hưởng. Đồng thời, nếu có bất kỳ khoản nợ nào từ phía nhân viên, cũng cần được giải quyết trong giai đoạn này.
5. Hỗ trợ chuyển giao công việc
Giai đoạn chuyển giao công việc là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Nhân viên cần hoàn thành các báo cáo bàn giao, cung cấp tài liệu và hướng dẫn cụ thể để người kế nhiệm có thể nhanh chóng tiếp nhận và duy trì hiệu suất làm việc.
Doanh nghiệp nên xây dựng một kế hoạch bàn giao chi tiết, bao gồm cả việc đào tạo người kế nhiệm nếu cần. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong giai đoạn này sẽ giúp đảm bảo không có gián đoạn nào xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
III/ Lưu ý quan trọng để cải thiện quy trình offboarding
- Tăng cường giao tiếp: Đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến quy trình nghỉ việc đều được truyền đạt một cách rõ ràng và minh bạch.
- Cá nhân hóa quy trình: Tùy chỉnh các bước offboarding dựa trên vai trò, đóng góp và thời gian gắn bó của nhân viên để họ cảm nhận được sự trân trọng.
3. Sử dụng công cụ hỗ trợ: Áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa các bước thủ tục hành chính và lưu trữ thông tin một cách an toàn.
4. Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Khuyến khích nhân viên tham gia vào mạng lưới alumni (cựu nhân viên), giúp duy trì kết nối và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.
Việc thực hiện quy trình offboarding một cách chuyên nghiệp và hiệu quả có thể mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho tổ chức, từ việc duy trì uy tín đến việc cải thiện văn hóa doanh nghiệp. Do đó, việc chú trọng vào offboarding là một phần không thể thiếu của một chiến lược quản trị nhân sự toàn diện và thành công.
Xem thêm: Job search anxiety – Đối mặt với nỗi lo khi tìm việc
Xem thêm: Chiến lược tổ chức 1-1 meeting hiệu quả
Xem thêm: 4 lỗi sai giao tiếp cơ bản nơi công sở và lỗi khắc phục
Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!
