Kỹ năng giao tiếp trong công việc (Phần 1)

Khả năng trao đổi thông tin và trên hết có được sự thấu hiểu của người đối diện luôn là một kỹ năng thiết yếu trong quá trình làm việc. Kỹ năng giao tiếp, trong một số ngành nghề sẽ được xem là một phần năng lực cơ bản cần phải có để người đi làm hoàn thành tốt công việc của mình. 

Việc trở thành một người có khả năng giao tiếp hiệu quả nên bắt đầu bằng việc hiểu về quá trình trao đổi thông tin, các ngăn trở đối có thể xẩy đến trong quá trình tìm kiếm tiếng nói chung, và cuối cùng là các chiến lược để quản trị những thách thức này.  

Mô hình Giao tiếp và Các Điểm Gây nhiễu

Phần này của bài viết mong muốn đưa đến cho bạn đọc một cái nhìn tổng quan về mô hình giao tiếp và các vấn đề ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp.  Từ đó, trong các bài viết sau, chúng ta có thể cùng tìm hiểu nhiều hơn về các cách thức giao tiếp hiệu quả. 

Dưới đây là mô hình thể hiện một quy trình giao tiếp thông thường (bất kể bạn sử dụng phương thức giao tiếp nào).

Chúng ta có thể thấy nổi lên ở mô hình trên là những vùng bị nhiễu, xuất hiện ở xuyên suốt mỗi ở giai đoạn trong quá trình giao tiếp. Các yếu tố gây ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả của việc giao tiếp có thể đến từ các nguồn khác nhau từ vật lý, đến cá nhân hoặc xã hội.  Việc hiểu và nhận diện được các nguồn gây nhiễu này luôn rất thiết yếu mỗi khi bạn muốn truyền tải bất kỳ thông tin nào. 

Vậy các yếu tố nhiễu trong từng giai đoạn là gì và làm sao hạn chế các tác động tiêu cực của những yếu tố này, chúng ta nên làm gì?  Một vài câu hỏi mà bạn có thể tự đặt ra trong từng bước mà bài viết có thể gợi ý như sau: 

1. Trước khi bắt đầu truyền tải một thông điệp

• Liệu mình có đang gửi thông điệp này đến sai người không?  Sẽ thật trớ trêu nếu một bản chào giá bị gởi đến đối thủ cạnh tranh trực tiếp của bạn. 
• Thông tin này có chính xác hoặc đầy đủ chưa? 
• Liệu người nhận có thực sự cần thông tin này không? 
• Thái độ, tinh thần bạn cần phải sử dụng để truyền tải thông tin này là gì?  Giận dữ, lịch thiệp hay căng thẳng? 
• Có cần sử dụng đến kiến thức Để hiểu thông tin được truyền tải, liệu có câ

2. Thông điệp trên đường đi 

• Thời gian, thời điểm nào là hợp lý?  Thiếp mời sinh nhật tháng 8 có nên gởi từ tháng 1? 
• Phương thức giao tiếp bạn dự định dùng là gì?  Một cuộc điện thoại liệu sẽ hiệu quả hơn một lá thư trong tình huống khẩn cấp. 
• Bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng chính tả và ngữ pháp? 

3. Người nhận thông điệp

• Liệu người nhận có đang trong tình huống mà việc nhận thông tin có thể bị gián đoạn?  Bạn sẽ không muốn xác nhận các thông tin quan trọng bằng một cuộc gọi với đồng nghiệp khi anh ta đang trong quán bar với âm nhạc lấn át cả tiếng nói trực tiếp. 
• Có sự bất đồng hoặc khác biệt ngôn ngữ nào giữa bạn và người nhận thông tin không?  Mỗi văn hoá sẽ tạo ra một dạng ngôn ngữ khác nhau.  Mỗi phương thức gửi thông điệp cũng sẽ tạo ra cơ hội đọc, hiểu, và cảm nhận thông tin một cách khác nhau. 
• Kỳ vọng của người nhận đối với thông tin này là gì?  Bác sĩ sẽ luôn phải học cách thông báo về tình trạng bệnh nhân cho người thân của bệnh nhân một cách đầy đủ và chính xác, mặc cho người thân của bệnh nhân có kỳ vọng ra sao. 

4. Phản hồi từ người nhận đến bạn

• Trong tình huống cụ thể, bạn có thực sự cần nghe phản hồi từ người nhận không?  Nếu có, thì khi nào?  Cách ghi nhận phản hồi ra sao?  Và nếu không, thì ảnh hưởng tiêu cực gì có thể xảy ra?
• Phản hồi, ý kiến từ người nhận thông tin là cần thiết để bạn đánh giá việc truyền tải thông tin của mình.  Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể nghe được đánh giá hoặc phản hồi từ người nhận.  Vậy bạn có muốn nhắc nhở người nhận thông tin về việc cần phải phản hồi?  Và dĩ nhiên, việc nhắc nhở này sẽ đưa chúng ta quay lại bước 1 với đầy đủ các cân nhắc và điều nên cẩn trọng. 

Một vài câu hỏi nhỏ, nhưng sẽ tạo nên thay đổi lớn trong mỗi lần bạn giao tiếp.  Hãy bắt đầu thực hành và tự kiểm nghiệm để phát triển tốt hơn mỗi ngày.  

Xem thêm: Đại khủng hoảng nghỉ việc và Thị trường lao động Việt Nam nửa đầu 2022

Xem thêm: Kỹ năng tìm việc thời 4.0

Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!