Thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, khiến việc thu hút và giữ chân nhân tài trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một quy trình pre-onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, đồng thời giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm. Theo nghiên cứu của Glassdoor, các công ty có quy trình onboarding và pre-onboarding bài bản có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên đến 82%.

Vậy pre-onboarding là gì, và làm thế nào để triển khai hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết.

I/ Pre-onboarding là gì?

1. Định nghĩa

Pre-onboarding là giai đoạn chuẩn bị trước khi nhân viên mới chính thức nhận việc, nhằm đảm bảo họ có sự hiểu biết cơ bản về công ty, văn hóa doanh nghiệp và công cụ làm việc cần thiết. Giai đoạn này giúp nhân viên cảm thấy gắn kết ngay từ đầu và sẵn sàng làm việc hiệu quả.

2. Lợi ích của pre-onboarding

  • Nâng cao trải nghiệm của nhân viên mới: Bằng cách chuẩn bị và cung cấp thông tin sớm, nhân viên mới có thể chuẩn bị tâm lý và hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc mới.
  • Giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc sớm: Pre-onboarding giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá và quan tâm từ đầu, từ đó giảm thiểu khả năng họ nghĩ đến việc bỏ việc sau khi mới bắt đầu làm việc.
  • Tạo nền tảng cho sự gắn kết và hiệu quả công việc: Nhân viên có đủ thông tin và công cụ ngay từ đầu sẽ bắt đầu công việc một cách suôn sẻ, hạn chế thời gian chờ đợi hoặc thích nghi kéo dài.

II/ Các bước thực hiện pre-onboarding hiệu quả

1. Chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết

Trước khi nhân viên mới bắt đầu công việc, việc chuẩn bị và cung cấp đầy đủ tài liệu và thông tin cần thiết là một bước quan trọng để giúp họ hòa nhập và làm việc hiệu quả.

  • Giới thiệu tổng quan về công ty: Lịch sử phát triển, quy mô, và mô hình hoạt động của công ty.
  • Văn hóa tổ chức: Những giá trị, quan điểm và thái độ mà công ty đặt ra và mong muốn nhân viên cần đồng hành.
  • Các chính sách và quy định nội bộ: Bao gồm chính sách về lương thưởng, điều khoản công việc, an toàn lao động và các quy định khác quan trọng.

2. Liên lạc với nhân viên mới

Email chào mừng là cách đơn giản và hiệu quả để bắt đầu mối quan hệ với nhân viên mới. Email này không chỉ giới thiệu về công ty mà còn gửi lời chào đón chân thành và các thông tin cần thiết như lời chào mừng và thông tin liên lạc. Email chào mừng không chỉ giúp họ cảm thấy được chào đón mà còn giúp họ chuẩn bị tâm lý cho ngày làm việc đầu tiên. Ngoài ra, duy trì liên lạc trước ngày làm việc chính thức giúp nhân viên cảm thấy an tâm và tăng sự kết nối với tổ chức.

3. Hoạt động giới thiệu, làm quen

Việc giới thiệu đội ngũ làm việc sẽ giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về các thành viên trong đội và vai trò của từng người. Các hoạt động có thể bao gồm:

  • Giới thiệu về các thành viên quan trọng trong đội, bao gồm cả người quản lý và các đồng nghiệp.
  • Cung cấp thông tin về nhiệm vụ, kỹ năng và chuyên môn của từng thành viên để nhân viên mới hiểu rõ hơn về cách thức làm việc và cách hợp tác trong đội ngũ.

4. Cung cấp các công cụ và tài nguyên

Trước khi nhân viên mới bắt đầu, công ty cần thiết lập và cung cấp:

  • Tài khoản email: Tạo và cung cấp tài khoản email công ty cho nhân viên mới, đồng thời hướng dẫn cách truy cập và sử dụng.
  • Phần mềm làm việc: Cài đặt và cung cấp các phần mềm làm việc cần thiết như hệ thống quản lý dự án, công cụ văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace), và bất kỳ phần mềm chuyên dụng nào khác liên quan đến công việc.

Đồng thời cung cấp tài liệu hoặc video hướng dẫn về cách sử dụng các phần mềm quan trọng, bao gồm các chức năng chính và mẹo vặt. Đảm bảo có sẵn đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật để giúp đỡ họ khi gặp vấn đề hoặc cần thêm thông tin về các công cụ và phần mềm.

5. Chuẩn bị không gian làm việc

Trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới, cần đảm bảo sắp xếp chỗ ngồi phù hợp, thoải mái và gần gũi với đồng nghiệp trong nhóm làm việc; chuẩn bị các thiết bị làm việc như máy tính, màn hình, bàn phím, chuột, điện thoại và bất kỳ thiết bị nào khác cần thiết cho công việc của nhân viên.

III/ Những sai lầm cần tránh khi thực hiện quy trình pre-onboarding

1. Chuẩn bị thiếu tài liệu và công cụ

Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quá trình pre-onboarding là không chuẩn bị đầy đủ tài liệu và công cụ cần thiết cho nhân viên mới. Hậu quả của việc này là nhân viên mới sẽ gặp khó khăn trong việc tìm hiểu quy trình làm việc và cũng có thể làm mất thời gian quý báu của cả nhân viên mới và đồng nghiệp khi họ phải dành nhiều thời gian để giải thích và hướng dẫn.

2. Giao tiếp không hiệu quả

Giao tiếp không hiệu quả trong giai đoạn pre-onboarding có thể ảnh hưởng xấu đến quá trình hòa nhập của nhân viên mới. Nếu công ty không duy trì liên lạc thường xuyên với nhân viên mới trong giai đoạn pre-onboarding, họ có thể cảm thấy bị lãng quên và không quan trọng. Điều này có thể dẫn đến sự giảm hứng thú và động lực làm việc, và thậm chí có thể khiến họ suy nghĩ về việc tìm kiếm cơ hội khác.

3. Thiếu sự hỗ trợ từ quản lý và đồng nghiệp

Quản lý có vai trò quan trọng trong việc định hướng và hỗ trợ nhân viên mới. Thiếu sự hỗ trợ từ quản lý có thể khiến nhân viên mới cảm thấy cô lập và khó khăn trong việc hiểu rõ công việc. Quản lý cần thường xuyên liên lạc, cung cấp hướng dẫn và tạo điều kiện để nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tự tin trong công việc.

Pre-onboarding mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho cả nhân viên và công ty. Để tận dụng tối đa những lợi ích của pre-onboarding, các doanh nghiệp nên áp dụng ngay vào hệ thống quản lý nhân sự của mình. Việc triển khai một quy trình pre-onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng mà còn tăng cường sự gắn kết và hiệu quả làm việc.

Xem thêm: Job search anxiety – Đối mặt với nỗi lo khi tìm việc

Xem thêm: Chiến lược tổ chức 1-1 meeting hiệu quả

Xem thêm: 4 lỗi sai giao tiếp cơ bản nơi công sở và lỗi khắc phục

Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!