Hiện nay, mô hình Kanban đã dần trở nên phổ biến trong việc quản lý công việc, được áp dụng rộng rãi bởi sinh viên, người đi làm thậm chí là những nhà quản lý. Điều này là vì Kanban sử dụng hình thức bảng biểu trực quan giúp chúng ta dễ dàng tìm ra hướng để cải thiện năng suất công việc hơn.
I/ Thế nào là mô hình Kanban?
Mô hình Kanban là một phương pháp giúp quản lý và cải tiến công việc thông qua cách hình dung tổng thể công việc thông qua các công cụ trực quan, từ đó tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất làm việc liên tục.
Một mô hình Kanban cơ bản chỉ gồm ba quy trình công việc: Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Tuy các thành phần này có thể thay đổi cho phù hợp với mỗi công việc nhưng cần được dựa theo 4 nguyên lý cốt lõi sau:
- Trực quan hóa quy trình công việc: Để dễ dàng quản lý, bạn cần phân tách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành bằng cách sử dụng giấy nhớ có màu hoặc các công cụ giúp trực quan hóa. Điều này sẽ giúp bạn hình dung rõ quy trình thực tế của dự án giúp tối ưu và theo dõi tiến độ công việc.
- Giới hạn số lượng công việc: Việc bảo đảm lượng tác vụ trong một thời điểm bất kỳ không được quá nhiều hoặc quá ít giúp cải thiện hiệu suất, dễ dàng tính toán tiến độ, phát hiện ra những vấn đề còn tồn đọng, tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục. Ngoài ra, nó còn tạo động lực vì chỉ có thể được “kéo” (pull) sang mục tiếp theo khi đã hoàn thành nhiệm vụ hiện tại hoặc đủ nguồn lực để thực hiện.
- Quản lý dòng chảy công việc: Theo dõi luồng công việc thông qua một hệ thống sẽ giúp xác định được vấn đề, dễ dàng theo dõi tiến trình và phát hiện các lỗi trong quy trình. Các chính sách quy trình phải được minh bạch, rõ ràng để mọi người có thể trao đổi, bàn luận về các cải tiến, cải thiện một cách công khai, khách quan thay vì theo định hướng chủ quan và cảm tính.
- Cùng nhau tiến bộ: Ở phương pháp Kanban, hợp tác và thử nghiệm luôn song hành với nhau miễn là có sự rõ ràng và đồng thuận về cách tiếp cận và xử lý công việc.
II/ Lợi ích chính từ mô hình KANBAN
Ba lợi ích được nhắc tới nhiều nhất khi sử dụng mô hình Kanban là:
- Theo dõi tiến độ công việc thực tế: Không chỉ dành riêng cho nhà quản lý, mỗi nhân viên đều có thể theo dõi được tiến độ công việc của cá nhân, đồng nghiệp và dự án để tối ưu hóa hiệu suất công việc.
- Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao: Nhiệm vụ của mỗi cá nhân luôn được cập nhật trạng thái một cách minh bạch giúp những người tham gia dự án có thể xác định rõ tiến độ công việc, chủ động sắp xếp để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà không cần có người quản lý giám sát, nhắc nhở.
- Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức nhân viên: Nhiệm vụ được “kéo” (pull) và sắp xếp theo khả năng hoàn thành thay vì bị áp đặt deadline và bị “đẩy” (push) vào các nhiệm vụ. Vì vậy, mỗi nhân viên sẽ có quyền chủ động nhận và ước tính thời gian hoàn thành theo năng lực của mình.
III/ Cách sử dụng mô hình Kaban
Để sử dụng mô hình Kanban, bạn hãy thực hiện lần lượt các bước sau:
- Chọn ra project bạn muốn áp dụng Kanban (một hoặc nhiều dự án).
- Liệt kê tất cả công việc bạn cần làm để hoàn thành dự án đó.
- Chọn lọc để xác định những công việc thực sự cần thiết, rõ ràng, cụ thể và sắp xếp chúng vào các cột Done, Doing, To Do.
- Đánh giá lại toàn bộ mô hình và chỉnh sửa cho phù hợp.
- Bắt tay vào thực hiện các việc trong cột Doing, tập trung vào hoàn thành và dời chúng sang cột Done. Tiếp tục chọn công việc từ cột To Do dời sang Doing, cứ lặp lại như vậy để hoàn thành dự án.
Mô hình kanban giúp đánh giá lại hiệu suất công việc sau mỗi cuối tuần hay cuối tháng để biết mình đã hoàn thành được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, đúng tiến độ, bao nhiêu việc quá hạn. Không chỉ trong công việc, áp dụng nguyên tắc Kanban hợp lý sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, giúp cuộc sống bản thân giảm bớt sự mệt mỏi, stress.
Xem thêm: Học cách từ chối – Kỹ năng xử lý vấn đề nơi công sở
Xem thêm: Self-leadership: Trở thành nhà lãnh đạo của chính cuộc đời mình
Xem thêm: 5 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!
