Với một khối lượng thông tin lớn trong mỗi cuộc họp thì việc ghi chép nội dung hệ thống và khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không bỏ lỡ thông tin nào. Take note (note-taking) là phương pháp ghi chép những phần thông tin trọng tâm theo một cách ngắn gọn và nhanh chóng. Đây được xem là một kỹ năng quan trọng trong bất kỳ buổi thảo luận ngắn gọn, cuộc họp cập nhật thông tin hay buổi gặp mặt quan trọng với khách hàng.
1/ Take note với từ khóa (keyword)
Ghi chú không phải là viết lại toàn bộ nội dung cuộc họp, từng câu chữ của tất cả mọi người trong cuộc họp, đây là điều thật sự không cần thiết. Khi cuộc họp kéo dài nhiều giờ đồng hồ với khối lượng lớn thông tin được trao đổi và vô số ý kiến được thảo luận, việc ghi chép với những từ khóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và dễ dàng nắm được trọng tâm khi đọc lại. Ghi chú thông minh là bạn chỉ ghi lại những thông tin quan trọng, được thống nhất cuối cùng, chốt lại bằng những từ khóa ngắn gọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể viết tắt hoặc ký hiệu theo ý hiểu của bản thân để tăng tốc độ ghi chú.
2/ Sử dụng phương pháp ghi chép phù hợp
Tuy duy và cách ghi nhớ của mỗi người là khác nhau. Vì vậy, bạn cần tìm cho mình một phương pháp ghi chú phù hợp nhất để áp dụng. Khi áp dụng đúng phương pháp phù hợp, bản sẽ cảm thấy bản thân cải thiện rõ rệt về cách hệ thống thông tin, dễ dàng ghi nhớ những nội dung quan trọng lâu hơn. Hãy tìm hiểu về các phương pháp ghi chú phổ biến hiện nay:
- Phương pháp Cornell
- Phương pháp Mapping
- Phương pháp lập Outlining
- Phương pháp Charting
- Phương pháp Boxing
3/ Chuẩn bị dàn ý cho nội dung buổi họp
Để việc ghi chép thông tin được chi tiết và theo trình tự hợp lý, bạn hãy tìm hiểu và đọc trước những gì sẽ được thảo luận tại buổi họp, sau đó lập dàn ý chính về những mục đó. Khi đó, trong suốt buổi họp bạn sẽ dễ dàng xác định được mình phải ghi chú những nội dung nào và đặt ra được những câu hỏi chính cần phải trả lời. Việc làm này giúp bạn không phải mất quá nhiều thời gian để phân vân có nên ghi lại nội dung này không hay ghi thông tin kia trước hay sau.
4/ Tóm tắt sau mỗi buổi họp
Sau khi buổi họp kết thúc, bạn hãy đọc lại phần ghi chép của mình, sắp xếp và bổ sung các thông tin chi tiết cho những từ khoá quá chung chung. Bạn nên viết tóm tắt cuộc họp trong vòng 24 giờ, khả năng ghi nhớ của con người về nội dung của từng cuộc đối thoại sẽ giảm đi sau mỗi giờ trôi qua. Vì vậy, điều này giúp bạn ghi nhớ, tổng kết nội dung công việc trọn vẹn và hạn chế bỏ sót thông tin nhất có thể.
5/ Đừng ngại ghi âm nếu có sự cho phép
An toàn nhất là bạn vẫn nên có cho mình một kế hoạch dự phòng. Dù bạn tự tin về kỹ năng take note của mình, vẫn có khả năng bạn sẽ bỏ lỡ một chi tiết quan trọng trong một buổi họp nào đó. Vì vậy, nếu được phép, bạn hãy ghi âm để lưu lại nội dung buổi họp, đặc biệt là các buổi họp quan trọng, cần trao đổi ý kiến khiến bạn không thể tập trung ghi chú. Ngoài ra, nếu không may xảy ra những tranh cãi sau buổi họp, bản ghi âm sẽ là bằng chứng để giải quyết sự việc.
Dù trong bất cứ lĩnh vực nào, việc ghi chép sẽ rất hữu ích để bạn vừa theo kịp nội dung buổi họp, vừa lưu lại những ý tưởng và phát triển các giải pháp cho công việc. Hãy lựa chọn cho mình phương pháp ghi chú phù hợp và linh hoạt sử dụng hiệu quả nhất.
Xem thêm: Multitasking và 5 cách cải thiện kỹ năng làm việc đa nhiệm
Xem thêm: “Bệnh” trì hoãn – chướng ngại vật khó nhằn trên đường đến thành công
Xem thêm: 5 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!
