Xác định đúng vấn đề là bước đầu tiên và quan trọng nhất để giải quyết triệt để một vấn đề. Tuy nhiên khá khó để tìm ra cốt lõi của một vấn đề nào đó nếu như không áp dụng phương pháp mà làm theo cảm tính. Hãy bắt đầu tìm hiểu về kỹ năng 5WHYS giúp việc này trở dễ dàng và chính xác hơn.

I/ Định nghĩa Kỹ năng 5WHYS

5WHYS là phương pháp được Sakichi Toyoda – cha đẻ của cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản phát triển từ những năm 1930 sử dụng nhằm giải quyết các vấn đề. 

5WHYS là kỹ thuật đặt câu hỏi lặp đi lặp lại được sử dụng để để tìm hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến kết quả hiện tại, để giải quyết vấn đề từ gốc rễ, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Đây được xem là một kỹ năng quan trọng mà ai cũng cần biết. Bên cạnh đó, 5WHYS cũng có thể đánh giá khả năng thích ứng và kết quả trong công việc đó. 

II/ Lợi ích Kỹ năng 5WHYS

  • Xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề: Chỉ với 5 câu hỏi nhưng với mỗi câu chúng ta lại có thêm những gợi ý để dần tìm được nguyên nhân gốc rễ xảy ra vấn đề, từ đó ta có thể giải quyết nó một cách triệt để.
  • Hạn chế việc các vấn đề bất ngờ tiếp tục xảy ra: Tìm được nguyên nhân gốc rễ giúp ta khoanh vùng sự việc và giải quyết triệt để thì sẽ hạn chế được các vấn đề khác tiếp tục xảy ra. 

III/ Cách sử dụng Kỹ năng 5WHYS 

Cách sử dụng phương pháp 5WHYS chính là bắt đầu từ kết quả cuối cùng, hãy đặt câu hỏi với nó, sau đó tiếp tục đặt các câu hỏi “tại sao” tiếp theo để đi đến nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Để tìm ra nguyên nhân cốt lõi một cách hiệu quả thì bạn phải chắc chắn những câu trả lời của bạn là dựa trên thực tế và logic. Từ đó tìm ra biện pháp để ngăn chặn vấn đề không bị lặp lại. 

Vậy cụ thể các bước sử dụng phương pháp 5WHYS có thứ tự như sau:

Bước 1 Tạo một nhóm giải quyết vấn đề: Nhóm này sẽ bao gồm những thành viên nắm chắc được các chi tiết vấn đề đang gặp phải. Đề cử ra một người điều phối nhóm theo sát mục đích tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Bước 2 Định nghĩa vấn đề: Nêu cụ thể và giải thích vấn đề đang gặp phải để cả cùng nhau phân tích.

Bước 3 Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên

Bước 4 Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi nhận ra được gốc rễ của vấn đề.

Bước 5 Giải quyết nguyên nhân gốc rễ

Quy tắc khi sử dụng Kỹ năng 5WHYS:

  • Sử dụng giấy hoặc bảng để rèn luyện thói quen ghi chú thay vì sử dụng máy tính hay điện thoại.
  • Đảm bảo tính logic của mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả.
  • Đảo ngược các câu hỏi khi đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
  • Trả lời ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, chính xác.
  • Không vội kết luận mà tìm nguyên nhân từng bước một. 
  • Đánh giá quá trình xảy ra vấn đề, không đánh giá người gây ra nó.
  • Trung thực nhận lỗi của mình.
  • Tôn trọng và tin cậy mọi người trong nhóm giải quyết vấn đề.

Xem thêm: Freelance or fulltime – Sự lựa chọn nào tốt nhất

Xem thêm: Chân dung Gen Z nơi công sở

Xem thêm: Nỗ lực ảo và những hệ lụy khôn lường từ “liều thuốc an thần”Đừng quên, Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!