Việc hoàn thành deadline đúng hạn không chỉ nằm ở việc đảm bảo sự hoàn thành của công việc mà còn ở việc duy trì và nâng cao uy tín cá nhân, hiệu suất làm việc và chất lượng công việc. Không tuân thủ deadline có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực về thời gian, tiền bạc, cũng như ảnh hưởng đến mối quan hệ và danh tiếng. Vì vậy, hãy thử áp dụng 5 tips sau đây để luôn hoàn thành deadline một quả hiệu quả.
#1. Hiểu rõ về deadline
Việc xác định cụ thể thời điểm hoặc thời hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc, dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể giúp bạn xác định được phạm vi thời gian chính xác và rõ ràng để đảm bảo hoàn thành mục tiêu và yêu cầu của công việc.
Ngoài việc xác định thời gian, hiểu rõ về yêu cầu của deadline cũng rất quan trọng. Điều này bao gồm việc phân tích mục tiêu cụ thể của công việc, các yêu cầu công việc và thời gian cần thiết để hoàn thành từng phần. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng kế hoạch của mình đáp ứng chính xác các yêu cầu của deadline và giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất để hoàn thành kịp thời.
#2. Lập kế hoạch
Để đảm bảo hoàn thành deadline một cách hiệu quả, đầu tiên bạn cần phân tích công việc thành các phần nhỏ hơn và xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện để hoàn thành. Sau đó, phân chia thời gian cho mỗi bước giúp bạn ước lượng được thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và xác định lịch trình làm việc cụ thể cho mỗi ngày hoặc cả tuần. Có thể sử dụng các công cụ quản lý thời gian như planner, calendar, to-do list…để tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
#3. Xác định công việc cần ưu tiên
Xác định công việc quan trọng nhất giúp đảm bảo rằng bạn dành thời gian và năng lượng cho những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu chung của deadline. Ngoài ra, bạn nên hạn chế hoặc loại bỏ các hoạt động không cần thiết như từ chối một số yêu cầu không quan trọng, giảm thiểu thời gian dành cho các hoạt động giải trí không cần thiết, hoặc tìm cách tự động hóa những công việc không quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể tập trung tối đa vào các công việc quan trọng nhất để hoàn thành deadline đúng hạn.
#4. Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp này chia thời gian làm việc thành các giai đoạn ngắn, thường là 25 phút, mỗi giai đoạn được gọi là một “Pomodoro”, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn. Việc này giúp tăng cường tập trung và sự tương tác, cũng như giảm căng thẳng và mệt mỏi.
Phân chia thời gian thành các khối công việc nhỏ hơn
Thay vì cố gắng hoàn thành toàn bộ công việc trong một lần, bạn có thể chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn và tập trung vào từng phần một. Điều này giúp làm việc hiệu quả hơn và giảm bớt cảm giác áp lực.
Kỹ thuật “Eat That Frog”
Kỹ thuật này khuyến khích bạn bắt đầu ngày làm việc bằng việc xử lý công việc khó khăn nhất hoặc quan trọng nhất đầu tiên. Bằng cách này, bạn có thể loại bỏ cảm giác lo lắng và căng thẳng từ việc đối mặt với công việc khó khăn và tập trung vào các công việc dễ dàng hơn trong suốt ngày làm việc.
#5. Tạo môi trường làm việc hiệu quả
Hãy đảm bảo rằng môi trường làm việc của bạn yên tĩnh và không bị làm phiền bởi các yếu tố xao lạc như tiếng ồn từ điện thoại di động, email hoặc các thông báo từ mạng xã hội. Tắt thông báo không cần thiết và tập trung vào công việc để tăng cường tập trung và hiệu suất làm việc.
Ngoài ra, hãy sắp xếp không gian làm việc thật gọn gàng và thoáng đãng. Môi trường làm việc thoải mái và không gây stress cũng có thể giúp bạn tăng cường sự sáng tạo và hiệu suất làm việc.
Đối mặt với deadline là một thách thức không hề dễ dàng. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các tips và kỹ năng quản lý thời gian một cách thông minh, chúng ta có thể tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu deadline hiệu quả. Hãy nhớ rằng việc quản lý thời gian không chỉ là về việc hoàn thành công việc đúng hạn, mà còn xây dựng môi trường làm việc hiệu quả và không gây áp lực.
Xem thêm: Job search anxiety – Đối mặt với nỗi lo khi tìm việc
Xem thêm: Chiến lược tổ chức 1-1 meeting hiệu quả
Xem thêm: 4 lỗi sai giao tiếp cơ bản nơi công sở và lỗi khắc phục
Follow Fanpage của Metajobs ngay để không bỏ lỡ nhiều vị trí tuyển dụng cũng như tin tức về ngành nghề của bạn ngay!
